// <![CDATA[USULAN PERBAIKAN IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU BERDASARKAN ANALISIS KETIDAKSESUAIAN KLAUSUL (STUDI KASUS DI PT. KEMBAR ABADI)]]> Arie Desrianty, ST. MT Dosen Pembimbing 2 Ir. Ambar Harsono, MT Dosen Pembimbing 1 AJI KHARISMAWAN / 13 – 2002 – 025 Penulis
Persaingan bisnis di lingkungan industri diakibatkan karena pesatnya perkembangan industri. Agar dapat bertahan mengahadapi persaingan bisnis, biasanya perusahaan melakukan strategi diantaranya melalui diferensiasi harga, produk atau jasa, waktu pengiriman, dan yang tak kalah pentingnya adalah melalui standar kualitas. Salah satu bentuk mempertahankan kualitas yaitu dengan memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000. PT. Kembar Abadi adalah perusahaan swasta di Bandung yang bergerak dalam bidang jasa konstruksi dan perdagangan umum. Sejak tahun 2005, PT. Kembar Abadi telah memperoleh sertifikat ISO 9001:2000. Dari hasil audit, PT. Kembar Abadi telah memenuhi syarat untuk memperoleh sertifikasi ISO 9001:2000 tetapi dalam pengimplementasiannya masih ditemukan beberapa permasalahan seperti pengendalian aktivitas dan dokumennya. Berdasarkan pengamatan dan wawancara, pengendalian aktivitas yang ada tidak didukung dengan pengendalian dokumen misalnya pengarsipan dokumen belum dilakukan dengan baik. Selain itu, masih terjadi jabatan rangkap pada tim ISO 9001:2000 yang menyebabkan tim ISO tidak fokus pada tugasnya. Sosialisasi dari sistem ISO 9001:2000 juga belum dilakukan dengan baik sehingga beberapa unit kerja belum memahaminya. Beberapa permasalahan yang telah disebutkan akan berdampak pada proses yang dijalankan di dalam perusahaan belum terkontrol dengan baik sehingga bisa menyebabkan produk yang dihasilkan tidak sesuai dengan persyaratan pelanggan. Berdasarkan latar belakang masalah yang telah disebutkan, pengendalian berbagai aktivitas dan proses produksi di PT. Kembar Abadi harus didukung adanya pengendalian terhadap dokumen dan proses yang ada. Penelitian ini bertujuan untuk memberi usulan perbaikan implementasi sistem manajemen mutu berdasarkan analisis ketidaksesuaian ISO 9001:2000. Agar penelitian ini mempunyai arah yang jelas sehingga tidak menyimpang dari pokok–pokok permasalahan dan tujuan penelitian, diperlukan batasan–batasan seperti penelitian dibatasi pada pembuatan usulan terhadap dokumentasi sistem manajemen mutu di PT. Kembar Abadi dan checklist (daftar periksa) yang digunakan untuk melakukan proses identifikasi dalam analisis adalah checklist yang dirancang oleh Gaspersz (2003) dan dikembangkan oleh Kascaryanjati (2005). Pemecahan masalah dalam penelitian ini dilakukan dengan cara membandingkan antara klausul yang disyaratkan pada standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dengan pedoman mutu perusahaan melalui pengisian checklist audit mutu internal sebagai acuan dalam perancangan prosedur mutu, instruksi kerja, dan catatan mutu. Untuk menjamin kebenaran informasi yang ada, pengisian checklist dilakukan oleh representative manager beserta 5 anggota management representative yang dianggap sebagai pihak paling menguasai dan bertanggung jawab terhadap inti permasalahan tentang penanganan ISO di perusahaan pada setiap bagian yang diteliti. Berdasarkan data yang diperoleh dari checklist, dilakukan analisis terhadap ketidaksesuaian (gap) antara sistem di perusahaan dengan persyaratan setiap klausul ISO 9001:2000 yang kemudian diberikan usulan tindakan perbaikan terhadap implementasi system manajemen mutu perusahaan berdasarkan ISO 9001:2000. Pada saat dilakukan penelitian sistem dokumentasi, perusahaan telah memiliki pedoman mutu tetapi masih kurang dalam pengimplementasian. Menurut hasil temuan checklist audit mutu internal, PT. Kembar Abadi telah memenuhi persyaratan ISO 9001:2000. Selain itu, dari hasil temuan audit mutu internal didapatkan persyaratan yang sudah dipenuhi dan belum dipenuhi. Persyaratan yang belum memenuhi kemudian diberikan usulan perbaikan. Dari hasil temuan tersebut dapat dikumpulkan beberapa persyaratan yang belum dipenuhi dan beberapa usulan tindakan perbaikan diantaranya yaitu management representative harus melakukan regenerasi, manajer setiap unit kerja harus melakukan koordinasi antar bagian, direktur harus memberikan surat peringatan yang mengarah ke sanksi, perusahaan harus menyediakan sarana, semua dokumen mutu yang asli harus disimpan management representative.