// <![CDATA[USULAN JOB DESCRIPTION DI BIRO ADMINISTRASI KEUANGAN DAN UMUM (BAKU) BERDASARKAN BUSINESS PROCESS ITENAS]]> HEIDY NURWINDA / 1.2006.002 Penulis 0428096602 - Ir. Yanti Helianty, MT Dosen Pembimbing 1 0421067501 - Yoanita Yuniati, ST., S.Psi., MT. Dosen Pembimbing 2
Institut Teknologi Nasional (Itenas) merupakan salah satu perguruan tinggi swasta di Bandung yang berupaya meningkatkan performansi pegawai dalam memberikan pelayanan. Salah satu hal yang dapat menunjang peningkatan performansi pegawai adalah ketersediaan job description untuk setiap jabatan. Job description yang dimiliki Itenas saat ini masih belum lengkap, belum terdapat standar, disusun oleh masing-masing unit kerja bukan bersifat secara keseluruhan dan lebih berdasarkan pada kebiasaan bukan kepada suatu tuntutan aktivitas yangbersifat menyeluruh. Hal tersebut berdampak negatif terhadap performansi pegawai, seperti ketidakpuasan pegawai dan kebingungan pegawai akibat ketidakjelasan pekerjaan. Selain itu hal tersebut juga mengakibatkan terdapatnya pekerjaan yang tumpang tindih serta pekerjaan yang seharusnya dikerjakan tetapi tidak dikerjakan. Penyusunan job description perlu memperhatikan rangkaian sekumpulan aktivitas yang seharusnya dilakukan oleh institusi. Hal tersebut bertujuan agar aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh suatu institusi dapat menunjang usaha pencapaian tujuan institut. Sekumpulan aktivitas tersebut dikenal dengan istilah business process. Pada saat ini telah disusun kerangka business process oleh Tim Kerja Program Hibah Kompetisi Institut (PHKI) Tema A Program A yang menjadi acuan dalam penyusunan job description. Selain itu, penyusunan job description memperhatikan pula Deskripsi Kerja Itenas serta memperhatikan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh pegawai, sehingga job description yang disusun merupakan job description yang bersifat utuh dan menyeluruh. Tahapan yang dilakukan diantaranya melakukan konfirmasi dan verifikasi serta penguraian sub aktivitas bersama tim kerja dan unit terkait yaitu Biro Administrasi Keuangan dan Umum (BAKU), penyusunan daftar pertanyaan yang dilanjutkan dengan konfirmasi dan verifikasi kembali ke setiap pemegang jabatan dan atasan setiap pemegang jabatan, serta melakukan identifikasi antara business process dan daftar pertanyaan hasil verifikasi. Business process yang telah disusun serta didukung oleh hasil konfirmasi dan verifikasi kepada unit kerja BAKU, digunakan dalam penyusunan job description untuk Bagian Kepegawaian dan Bagian Perlengkapan di BAKU Itenas yang bersifat sistematis, terstruktur serta menyeluruh yang dapat menunjang upaya pencapaian tujuan institut. Pada usulan job description ini, terdapat aktivitas-aktivitas yang belum tercantum dalam business process. Hal tersebut akan menjadi masukan untuk proses penyempurnaan business process yang dikembangkan oleh Tim Kerja PHKI Tema A Program A. Usulan job description yang dihasilkan perlu dilakukan konfirmasi ulang ke pejabat serta atasan pejabat yang bersangkutan, pengesahan dokumen oleh pimpinan institut, serta penandatanganan halaman sampul job description oleh pejabat yang bersangkutan, atasan langsung, serta pimpinan unit kerja. Usulan job description yang telah disusun secara sistematis, menyeluruh, dan terstruktur merupakan salah satu landasan untuk pengembangan kegiatan sistem MSDM, antara lain penyusunan job specification berdasarkan kompetensi untuk setiap jabatan yang dilanjutkan dengan kegiatan analisis beban kerja yang akan menunjukkan kebutuhan SDM yang diperlukan.